Transaktionsmails und PDF-Rechnungen für WooCommerce
Eigene E-Mail-Vorlagen statt Shop-Standardtexte, PDF-Rechnungen direkt aus Ihren Bestelldaten und Proforma-Rechnungen für Zahlung per Überweisung.
Ein Shop verkauft, die Zahlungen kommen an — und trotzdem entsteht bei jeder Bestellung Arbeit von Hand. Meist liegt das nicht am Shop, sondern an der Schicht darüber: an den E-Mails nach dem Kauf und an den Belegen, die ein Kunde tatsächlich in Händen hält.
Wir richten diese Ebene ein. Eigene E-Mail-Vorlagen statt Standardtexte, PDF-Rechnungen direkt aus den Bestelldaten, Proforma-Rechnungen für alle, die per Überweisung zahlen, und automatische Erinnerungen an offene Beträge. Danach wissen Sie, welche Nachricht wann rausgeht — und müssen keine davon mehr selbst schreiben.
Wir schauen zuerst an, welche E-Mails Ihr Shop heute verschickt — und wie sie aussehen.
Was Sie bekommen
Belege ohne Handarbeit
Rechnungen entstehen aus den Daten, die in der Bestellung ohnehin stehen, statt einzeln erstellt und angehängt zu werden.
E-Mails, die zu Ihnen passen
Eigene Vorlagen und eigene Texte statt der Standardnachrichten, die WooCommerce und die üblichen Plugins mitliefern.
Überweisen ohne Rückfrage
Wer offline bezahlt, bekommt einen Beleg mit Betrag, Verwendungszweck und Bankverbindung — statt eine Bestätigung ohne Zahlungsdaten.
Für wen geeignet
Shops mit Zahlung auf Rechnung
Wenn ein Teil der Kunden per Überweisung zahlt und dafür einen Beleg braucht.
Verbände und Mitgliederorganisationen
Wenn Beiträge jährlich fällig werden und die Erinnerung bisher von Hand lief.
B2B-Lieferanten
Wenn Geschäftskunden eine ordentliche Rechnung erwarten und nicht nur eine Bestellbestätigung.
Shops mit Abos
Wenn wiederkehrende Zahlungen jedes Mal denselben Beleg brauchen.
Der Shop verkauft — die Kommunikation drumherum bleibt Standard
Bestellungen laufen, Zahlungen kommen an, und trotzdem entsteht bei jedem Auftrag Arbeit von Hand. Meist liegt das nicht am Shop selbst, sondern an der Schicht darüber: den E-Mails und den Belegen, die ein Kunde tatsächlich zu sehen bekommt.
Rechnungen werden einzeln erstellt
Jemand öffnet die Bestellung, überträgt die Daten in ein Dokument und verschickt es. Bei wenigen Bestellungen geht das. Bei vielen wird es zur Dauerbeschäftigung.
Standardtexte passen nicht zum Absender
WooCommerce und die üblichen Plugins verschicken die Texte eines Onlineshops. Ein Verband, eine Praxis oder ein B2B-Lieferant schreibt anders.
Überweisung ohne Zahlungsdaten
Wer per Banküberweisung zahlt, braucht Betrag, Verwendungszweck und Bankverbindung in einem Dokument. Fehlt das, bleibt die Zahlung liegen oder es kommt eine Rückfrage.
Niemand weiss, welche Mail wann rausgeht
Über Jahre kommen Plugins dazu, jedes mit eigenen Benachrichtigungen. Was ein Kunde nach dem Kauf tatsächlich erhält, hat lange niemand vollständig geprüft.
Offene Posten werden von Hand verfolgt
Wer nicht bezahlt hat, fällt irgendwann in einer Liste auf — und wird dann einzeln angeschrieben, wenn jemand daran denkt.
Meist zeigt eine Testbestellung schnell, was Ihr Shop heute wirklich verschickt.
Was wir einrichten
Was davon Sinn ergibt, hängt von Ihrem Shop ab. Das sind die Bausteine, die wir typischerweise umsetzen.
Eigene E-Mail-Vorlagen
Layout und Texte der Transaktionsmails werden eigenständig angelegt, statt die mitgelieferten Vorlagen zu überschreiben.
PDF-Rechnung zur Bestellung
Die Rechnung entsteht aus den Bestelldaten und hängt an der passenden E-Mail — mit Positionen, Steuersatz und Rechnungsnummer.
Proforma-Rechnung bei Vorkasse
Wählt jemand Überweisung oder Rechnung, geht ein Beleg mit allen Zahlungsdaten raus, bevor bezahlt wurde.
Fortlaufende Rechnungsnummern
Nummernkreis, Präfix und Startwert werden so gesetzt, dass sie zu Ihrer Buchhaltung passen und lückenlos bleiben.
Zahlungserinnerungen
Offene Beträge werden automatisch per E-Mail erinnert, mit den Zahlungsdaten direkt in der Nachricht statt als Verweis.
Gutschriften und Stornos
Auch Rückabwicklungen brauchen einen Beleg. Gutschriften entstehen im selben Nummernkreis wie die Rechnungen.
Mitgliedschaften und Abos
Wiederkehrende Beiträge über MemberPress oder WooCommerce Subscriptions bekommen dieselbe Beleg- und Mailkette wie einmalige Käufe.
Meist braucht ein Shop nur einen Teil davon. Welchen, klären wir vorher.
Was wir nicht übernehmen
Damit der Rahmen von Anfang an klar ist — das sind eigene Themen und nicht Teil eines Standard-Setups:
Steuerberatung
Wir setzen um, was Ihre Buchhaltung vorgibt. Ob eine Rechnung inhaltlich und steuerlich korrekt ist, beurteilt Ihre Treuhand oder Steuerberatung.
Anbindung an die Buchhaltungssoftware
Ein automatischer Abgleich mit Ihrem Buchhaltungs- oder ERP-System ist ein eigenes Projekt. Dafür gibt es die ERP-Schnittstelle.
Mahnwesen mit Inkasso
Automatische Erinnerungen richten wir ein. Ein mehrstufiges Mahnverfahren mit Gebühren und Inkasso-Übergabe ist etwas anderes.
Ablauf
Testbestellung und Bestandsaufnahme
Wir lösen jeden Weg einmal aus und halten fest, welche E-Mails tatsächlich rausgehen, von welchem Plugin und mit welchem Text.
Belegarten festlegen
Gemeinsam klären wir, welche Dokumente Sie brauchen — Rechnung, Proforma, Gutschrift — und was auf jedem davon stehen muss.
Vorlagen aufbauen
E-Mail-Vorlagen und PDF-Layout werden angelegt und mit echten Bestelldaten befüllt, nicht mit Platzhaltern.
Nummernkreis einrichten
Rechnungsnummern werden so konfiguriert, dass sie zu Ihrer bisherigen Buchhaltung passen und fortlaufend bleiben.
Erinnerungen einrichten
Wir legen fest, wann eine Erinnerung rausgeht, wie oft, und was darin steht.
Durchspielen und übergeben
Jeder Zahlungsweg wird einmal komplett durchgespielt. Danach bekommen Sie eine kurze Übersicht, welche Mail wann rausgeht.
Vorab geklärt: welche Zugänge wir brauchen und was aus Ihrer Buchhaltung kommt.
Warum sich ein sauberes Beleg-Setup rechnet
Der Nutzen liegt nicht im Dokument selbst, sondern in der Arbeit, die dadurch wegfällt:
Weniger Handarbeit pro Bestellung
Was heute pro Auftrag ein paar Minuten kostet, fällt bei jeder weiteren Bestellung erneut an — oder eben nicht mehr.
Weniger Rückfragen
Ein Beleg mit vollständigen Zahlungsdaten erspart die Mail, in der jemand nach der Bankverbindung fragt.
Zahlungen kommen früher
Wer den Beleg direkt bei der Bestellung erhält, kann sofort überweisen, statt darauf zu warten.
Ein Auftritt, der zusammenpasst
Die E-Mails nach dem Kauf sind oft der längste Kontakt mit einem Kunden — und sehen bisher meist nach Standardinstallation aus.
Häufige Fragen
Welches Plugin verwenden Sie dafür?
Das hängt von Ihrem Shop ab. Für viele Fälle reicht eine etablierte Rechnungserweiterung, die wir konfigurieren und im Layout anpassen. Wo Anforderungen darüber hinausgehen — eigene Belegarten, besondere Abläufe bei Vorkasse — bauen wir die fehlenden Teile ergänzend dazu.
Bekommen wir fortlaufende Rechnungsnummern?
Ja. Nummernkreis, Präfix und Startwert werden so gesetzt, dass sie an Ihre bisherige Buchhaltung anschliessen. Gutschriften laufen im selben System mit.
Können wir die Texte später selbst ändern?
Ja. Die Texte liegen so, dass Sie sie ohne Entwickler anpassen können. Am Layout und an der PDF-Struktur sollten Sie nichts ändern müssen — dafür sind wir da.
Funktioniert das auch mit Mitgliedschaften?
Ja. Wiederkehrende Beiträge über MemberPress oder WooCommerce Subscriptions bekommen dieselbe Kette aus E-Mail und Beleg wie ein einmaliger Kauf. Genau so haben wir es für einen Verband mit mehreren hundert Mitgliedschaften umgesetzt.
Was ist eine Proforma-Rechnung und brauchen wir die?
Eine Proforma-Rechnung ist ein Beleg vor der Zahlung. Sie brauchen sie, sobald jemand per Überweisung zahlt — sonst fehlen Betrag, Verwendungszweck und Bankverbindung, und die Zahlung bleibt liegen.
Prüfen Sie, ob unsere Rechnungen rechtlich korrekt sind?
Nein. Wir setzen technisch um, welche Angaben auf den Beleg gehören. Ob diese Angaben für Ihre Situation vollständig und steuerlich richtig sind, beurteilt Ihre Treuhand oder Steuerberatung.
Können die Rechnungen automatisch in unsere Buchhaltung?
Das ist ein eigenes Thema. Belege aus dem Shop erzeugen wir hier. Ein laufender Abgleich mit einem Buchhaltungs- oder ERP-System ist ein separates Projekt, für das es eine eigene Schnittstelle braucht.
Was passiert mit den Rechnungen, die es schon gibt?
Bestehende Belege lassen wir unangetastet. Der neue Nummernkreis schliesst an den alten an, damit in der Buchhaltung keine Lücke und keine Dopplung entsteht.
Wie viele Erinnerungen werden verschickt?
Das legen Sie fest. Üblich sind ein bis zwei freundliche Erinnerungen in festgelegtem Abstand. Wir richten ein, was Sie vorgeben — und sagen Ihnen, wenn ein Abstand aus unserer Sicht zu eng gewählt ist.
Erstellen Sie Rechnungen noch von Hand?
Schicken Sie uns Ihren Shop und eine Beispielbestellung. Wir sagen Ihnen, welche Belege automatisch entstehen können und welche E-Mails dafür angepasst werden müssen.
